Hoe gaan we met je privacy om?

Muziekvereniging Onderling Genoegen uit Krommenie (verder: OG) hecht veel waarde aan de privacy van leden, leerlingen, dirigenten, docenten, donateurs, bezoekers, geïnteresseerden en contractpartners. Wanneer wij om persoonsgegevens vragen, gaan wij daar zorgvuldig mee om: je leest er alles over in deze privacyverklaring.

Wanneer wij je persoonsgegevens vragen of verwerken, vertellen wij je waarom wij dat doen. Als je je bijvoorbeeld inschrijft voor een evenement hebben we jouw gegevens nodig om de logistiek van de bijeenkomst te plannen en je toe te laten - maar we zullen die gegevens verwijderen zodra ze niet meer nodig zijn. Wanneer je je inschrijft voor een nieuwsbrief hebben we gegevens nodig om die nieuwsbrief bij je af te leveren. Je gegevens worden verwijderd zodra je aangeeft niet langer van deze dienst gebruik te willen maken. Ook van donateurs verwijderen wij de vastgelegde gegevens, bestaande uit naam en contactgegevens, wanneer je aangeeft dat je langer als zodanig bekend wilt staan. Als je leerling of lid bent van OG leggen we gegevens vast als naam, adres, telefoon, emailadres, geboortedatum, status (spelend lid, leerling, erelid, oud-lid, enzovoort), de datum waarop je als lid of leerling begonnen en gestopt bent, je eventuele deelname in orkesten en/of commissies en eventuele afspraken over het gebruik van instrumenten. Bij minderjarige leden vragen we ook de naam en contactgegevens van een ouder of verzorger. Van docenten en dirigenten leggen wij die gegevens vast die nodig zijn om het contract uit te voeren, zoals naam, adres, woonplaats, contactgegevens, begin- en einddatum van het contract. Deze gegevens worden ook vastgelegd voor partijen waarmee wij een ander contract aangaan, bijvoorbeeld bij de verhuur van het verenigingsgebouw of het geven van een concert. Wij passen beveiligingsmaatregelen toe (gebruikersnaam en wachtwoord) om je gegevens veilig te houden.

Bij beëindiging van het lidmaatschap of het eindigen van het dirigent- of docentschap kunnen we je toestemming vragen om je gegevens oneindig te mogen bewaren. We vragen dit om bij belangrijke momenten in de vereniging (bijvoorbeeld een jubileumjaar) oud-leden, dirigenten en docenten te kunnen betrekken en om de geschiedenis van de vereniging te kunnen schrijven. Indien je toestemming geeft voor het bewaren van je gegevens, kun je deze toestemming op ieder moment weer intrekken.

Volgens de wet mag OG afbeeldingen van personen voor journalistieke doeleinden delen met de media. Als OG foto’s en/of video’s op de eigen website of sociale media plaatst waarop mensen herkenbaar in beeld zijn, dienen deze mensen – en in het geval van minderjarigen, een ouder of wettelijk verzorger – toestemming gegeven te hebben voor het publiceren van beeldmateriaal door de vereniging.

OG verwerkt je persoonsgegevens om:

• je een dienst te kunnen verlenen die je hebt aangevraagd
• een contract met je te kunnen aangaan of te onderhouden
• jou en anderen op de hoogte te houden van onze activiteiten

De verantwoordelijkheden van OG

Wij bewaren je gegevens zolang deze nodig zijn om de dienst te leveren en/of het (impliciete) contract uit te voeren, en gedurende een aanvullende periode van maximaal achttien maanden, tot na het moment dat het bestuur verantwoording heeft afgelegd voor het afgelopen boekjaar. Dit doen we voor het geval dat jij of wij nog vragen hebben en voor geschillenbeslechting. Als wij daartoe wettelijk verplicht zijn kunnen we de daartoe benodigde gegevens langer bewaren. Dit laatste is bijvoorbeeld het geval voor de financiële administratie, waarvoor de wettelijke bewaartermijn 7 jaar is.

Als een andere organisatie ons helpt bij het verlenen van de dienst, stellen wij je gegevens voor dat doel ook aan hen ter beschikking. Wij delen geen persoonsgegevens met partijen die gevestigd zijn buiten de EU. Als we informatie doorgegeven aan een partij afkomstig uit een land dat geen gelijkwaardige bescherming biedt als onder de Nederlandse wetgeving, zullen wij extra waarborgen gebruiken zodat deze andere organisaties je informatie even veilig houden als wij. In geval van criminele activiteiten kunnen we informatie voor veiligheidsdoeleinden alleen delen met partners die gebonden zijn aan ons gezamenlijk beleid, of delen met wetshandhavers. Gegevens van minderjarigen verwerken wij uitsluitend met toestemming van een ouder of wettelijk verzorger.

Uitsluiting van verantwoordelijkheid

Alle informatie die buiten de vereniging om door een lid en/of leerling van OG of een andere betrokkene (familielid, invaller, oud-lid, sponsor, leverancier, subsidiegever etc.) op persoonlijk initiatief wordt achtergelaten, valt buiten de verantwoordelijkheid van OG Denk hierbij aan het plaatsen van teksten, commentaren en foto’s in de (sociale) media.

Jouw rechten

Volgens de wet heb je bepaalde rechten op je persoonsgegevens die wij bewaren: om een kopie van de gegevens te ontvangen, om ons te vragen eventuele fouten te corrigeren, of om ze te verwijderen zodra wij ze niet langer nodig hebben. Om contact met ons op te nemen over deze rechten, of over iets anders in deze privacyverklaring, kun je contact opnemen met onze secretaris, via fanfare-og@hotmail.com of op ons geregistreerde postadres: Rosariumpark 186, 1561 TZ Krommenie.

Als je vindt dat wij je verzoek niet naar behoren hebben behandeld, kun je een beroep doen op de Autoriteit Persoonsgegevens. De contactgegevens van deze organisatie zijn te vinden via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.